Koronavirus (COVID-19) oli muistutus varautumissuunnitelman tärkeydestä

”Maailma ei palaa enää entiselleen”, on usein kuultu analyysi silloin, kun jokin raju muutos koettelee koko maailman kestokykyä. 

Koronaepidemia oli viimeisin osoitus siitä, kuinka nopeasti kaikki voi muuttua. Tapahtuu jotain, mihin ei olla osattu varautua. Työntekijät on kyllä rokotettu influenssan varalta, koska riski sairastumiseen on ilmeinen, mutta kuka osasi odottaa koronavirusta. Eikä siihen edes voitu varautua.

Yritykselle tällaiset ikävät yllätykset ovat usein kohtalokkaita.  Äkkinäisiinkin toimintaympäristön muutoksiin pitää kuitenkin pystyä varautumaan niiltä osin kuin se on etukäteen mahdollista. Siten vähennetään inhimillisiä tragedioita ja taloudellisia menetyksiä sekä jälkiviisastelun tarvetta ja määrää.

Mitään takeita meillä ei ole sitä, etteikö koronaepidemian jälkeen tule uusia koko maailmaa vavisuttavia virustauteja tai muita vitsauksia, jotka pakottavat poikkeusoloihin ja yritykset sopeuttamaan toimintaansa rajusti. 

Virusepidemian ensimmäistä aaltoa seuraa yleensä myös toinen aalto. Viimeistään niiden välissä on luotava strategia siitä selviytymiseen. Varautumissuunnitelman päivittäminen auttaa myös siinä tapauksessa, jos virus muuntuu ja iskee sellaisena uudestaan.

Pandemiaa pienemmätkin katastrofit vaanivat yritystä jatkuvasti. On tulvia, myrskyjä, pitkiä sähkökatkoksia, lumivaurioita tai tietoliikennekatkoksia. Maailmanlaajuinen tai alueellinen finanssikriisi ja mittavat tietoturvahyökkäykset ovat myös nykypäivän varautumista vaativia riskejä.  Pahin mahdollinen on tietenkin sotatila.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Riskienhallinta ei aina auta

Riskienhallinta on yksi yritystoiminnan peruskivistä. Jotta riskejä voidaan hallita, on ne ensin tunnistettava ja arvioitava. Mutta kuinka sellaisen riskin hallintaan voidaan varautua, jota ei tunneta? Koronavirus (COVID-19) käy esimerkistä tuntemattomasta riskistä. Siihen voitiin ryhtyä varautumaan vasta, kun se jo oli osittain toteutunut. 

Jälkiviisaana voidaan tietenkin sanoa, että jos Kiina olisi kertonut koronaepidemian puhkeamisesta (loppuvuonna 2019) välittömästi, ongelmiin olisi osattu ehkä varautua paremmin. Mutta jälkiviisauteen liittyvät aina sanat jos ja ehkä. 

Vasta tällaisten ongelmien kohtaamisen jälkeen on mahdollista varautua uuteen samankaltaiseen pandemiaan ja virushyökkäyksen toiseen aaltoon.

Yhteiskunnan ja yrityksen kehittäminen tapahtuu pääasiassa normaaliolojen olosuhteet huomioiden. Tällöin varaudutaan tunnistettuihin riskeihin. Tulipalon, kemikaalionnettomuuden, lyhyen sähkökatkoksen tai rajatun vesivahingon varalle on olemassa toiminta- ja suojaussuunnitelmat, mutta yllättävän pandemian tai odottamattoman luonnonmyllerryksen varalle ei. 

Teknologia pelastaa osan

Tulevaisuustutkija, DI ja tietokonealan yrittäjä Risto Linturi totesi koronaviruksen vaikutusaikana (28.3.20) Iltalehdelle antamassaan haastattelussa, että kriisitilanteessa selviytyvät parhaiten organisaatiot, joilla on valmiuksia ottaa käyttöön teknologiaa toimintansa ylläpitämiseen. Linturi uskoo, että iso osa poikkeustilanteessa opituista toimintatavoista jää käyttöön, ja se aiheuttaa pysyvän muutoksen toimintaan tulevaisuudessa.

Tästä voidaan esimerkiksi ottaa etätyö tai etäopiskelu. Hyvin monilla aloilla se on mahdollista, mutta varsin monissa pk-yrityksissä ei. Autoja ei voi korjata etänä eikä leipää leipoa kaukana uuneista. Eikä jokaisella pienyrityksellä ole verkkokauppaa.  

Pelkkä teknologinen varautuminen ei siis monella yrittämisen alalla riitä. Kuinka monella pienyrityksellä, yleishyödyllisellä organisaatiolla tai vaikkapa seurakunnalla on olemassa varautumissuunnitelma, jonka tarkoitus on varmistaa liike- ja muun toiminnan jatkuminen muuttuneissa oloissa?

Ovatko suunnitelmat ja ohjeet kunnossa?

Yrityksissä on tehty monia suunnitelmia tavanomaisen toiminnan turvaamiseksi ja ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi. Näiden suunnitelmien toimivuus on tärkeää myös ennalta-arvaamattoman kriisitilanteen iskiessä.

Ovat suunnitelmat ja ohjeistukset ajan tasalla? Onko niitä saadun kokemuksen perusteella täydennettävä? Esimerkiksi:

• yrityksen pelastus-/turvallisuussuunnitelma
• työterveyssuunnitelma
• työsuojelun toimintaohjelma
• kemikaaliturvallisuus
• tietoturvallisuus
• koulutussuunnitelma
• vakuutukset
• rahoitussuunnitelma
• riskienhallinta
• henkilöstösuunnitelma

Poikkeustilannetta varten kannattaa tehdä myös varautumissuunnitelma!

Henkilö poistuu, tieto katoaa

Monissa pk-yrityksissä ja pienissä organisaatioissa yhden henkilön merkitys toiminnan menestykselle on ratkaiseva. Hän voi olla yrityksen omistaja, toimitusjohtaja, työnjohtaja tai myynnistä vastaava.

Odottamaton epidemia tai onnettomuus voi johtaa pahimmassa tapauksessa tärkeän ihmisen menehtymiseen. Johtaja-omistaja, työnjohtaja ja myyntivastaava on hallinnut oman tehtävänsä suvereenisti, mutta entäpä jos hän poistuu rivistä, tai vaikkapa useampi avainhenkilö kerralla? 

Eikä syyn tarvitse olla edes poikkeuksellinen, jo irtisanoutuminen ja siirtyminen toisen palvelukseen voi laukaista kriisin. Pienelle yritykselle se on usein katastrofi, ellei yrityksen riskienhallinnassa ole otettu tätä huomioon.

Jos tiedot katoavat niiden ainoan haltijan mukana voi edessä olla koko toiminnan halvaantuminen. Tärkeät, yrityksen ja asiakkaiden kannalta kriittiset tiedot, eivät saa olla vain yhden ihmisen hallussa. On osattava jakaa, varmentaa ja tallentaa tietoa niin, että toiminta voi jatkua ja yhteydet asiakkaisiin säilyä, vaikka avainhenkilö vaihtuisikin. Asiakassuhteet tai työprosessit eivät saa olla kenenkään yksinoikeus. 

Liiallinen itsekkyys on riskitekijä. 

Aina kriisiä ei voi hallita

Kun ravintolat pistetään epidemian vuoksi kiinni, niin monellako yrittäjällä on valmiina varautumissuunnitelma miten edes osittainen ansainta voidaan turvata? Osa yrittäjistä päätyy tarjoamaan ulosmyyntiä, osa pistää ovet ja ikkunat kiinni.

Entä jos joudutaan toimimaan pitkään sähköttä, onko silloin pistettävä ovet kiinni, vai olisiko mahdollista ottaa käyttöön vaihtoehtoinen ruokalista ja käyttää muita energialähteitä, esimerkiksi kaasua ruoan valmistamisessa? Aggregaatti tässä tilanteessa saisi asiakkailta aplodit!

Vähittäiskaupoissa jopa käteismaksujen vastaanotto kassoilla voi keskeytyä, vaikka maksavia asiakkaita olisi jonoksi saakka. 

Vaihtoehtoisen ratkaisun käyttöönotto voi kriisitilanteessa olla merkittävä kilpailuetu ja selviytymiskeino. 

Aina suurta ongelmaa ei voida poistaa, mutta usein sen seurauksia voidaan lieventää. Hätäjarrusta vetäminen ei ole aina paras vaihtoehto vaaran uhatessa.  Organisaation on tärkeää säilyttää toimintakykynsä ja pyrkiä toipumaan mahdollisimman nopeasti. Kriisinhallinta on siten vuorovaikutuksessa jatkuvuussuunnittelun kanssa.

Johtaja vastaa, henkilöstö toimii

Poikkeuksellisten tilanteiden hallitsemisesta vastaa yrityksen johto. Johdon suuri vastuu asioiden hoitamisessa on lopulta jakamaton. Henkilöstön valmentaminen ja koulutus poikkeusoloja varten on tärkeää, koska olosuhteiden muuttuessa tarvitaan usein nopeaa toimintaa ja uudenlaista vastuunottoa. 

Ääritapauksissa ratkaisevia hetkiä voidaan menettää jo pelkästään siksi, ettei henkilöstöllä ole käytettävissä riittäviä yhteystietoja tilanteesta raportoidakseen. Tärkeää on, ettei poikkeavissa tilanteissa synny paniikkia, jonka seurauksena mahdolliset vahingot paisuvat tarpeettomasti.

Epidemiat ja pandemiat eivät aina yllä yrityksen ovelle saakka. Silloin on muistettava huolehtia niistä työntekijöistä ja markkinoista, jotka ovat epidemia-alueella. 

Yrityksen johdon on seurattava tilanteen kehittymistä päivittäin ja pidettävä henkilöstö ajan tasalla. Suurten uhkien vallitessa maan viranomaiset vastaavat yleisen tilanteen seuraamisesta ja kansalaisten ja yritysten ohjeistamisesta. 

Esimerkiksi koronavirusepidemian aikana terveydellisen viranomaisohjeistuksen vastuutaho oli Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL. Matkustusohjeista ja maakohtaisista rajoitteista puolestaan kertoi ulkoministeriö. 

Tietosuoja ei kumoudu 

Poikkeuksellisenakin aikana ja kriisin ollessa päällä on edelleen pidettävä kiinni ihmisten henkilökohtaisten tietojen suojasta. Terveystiedot, esimerkiksi sairauden oireita ja sairautta koskevat tiedot kuuluvat Euroopan tietosuoja-asetuksen (GDPR) piiriin. 

Vaikka pandemian vallitessa henkilökohtaisten terveystietojen jakamisen kynnys tuntuisikin olevan vähemmän tärkeä kysymys, niin myöhemmin säännösten rikkomisesta voi koitua kohtalokkaan suuria taloudellisia ja yrityskuvaan vaikuttavia negatiivisia seuraamuksia.

Terveyteen liittyvän poikkeuksellisen tapahtuman aikana työnantajan täytyy konsultoida työterveydenhuoltoa ja sopia tämän kanssa, mitä tietoja annetaan, ja kuka niitä antaa ulkopuolisille. Olipa kyse epidemiasta tai onnettomuudesta, henkilökohtaisia terveystietoja voi lähtökohtaisesti käsitellä ainoastaan lainsäädännön tunteva terveydenhuollon ammattilainen.